Por Brian Moran e Michael Lennington
Ideias Principais do Livro
Períodos de planejamento mais curtos trazem maior urgência e foco.
A força de vontade e a determinação podem nos levar longe, mas não nos levam até o fim.
O ano de 12 semanas não permite que sua equipe se esconda atrás de desculpas.
A diferença entre resultados médios ou brilhantes muitas vezes se resume ao uso eficaz do tempo.
Sua semana deve incluir três tipos de tempo protegido: blocos estratégicos, blocos de buffer e blocos de fuga.
Ao assumir a responsabilidade por seus próprios resultados, seu foco mudará para melhorá-los.
Introdução
O que tem para mim? Aprenda como melhorar radicalmente sua produtividade.
Como Thomas Edison disse uma vez: "Se fizéssemos as coisas que somos capazes de fazer, ficaríamos literalmente surpresos". Isso pode ser verdade, mas por que tantos de nós falham muitas vezes, não apenas em surpreender a nós mesmos, mas em surpreender qualquer pessoa ? Por que a esmagadora maioria dos seres humanos nunca atinge todo o seu potencial ? E como seria sua vida se você tivesse o melhor desempenho todos os dias ?
Bem, a única maneira de descobrir é tentar.
Você vai entender o motivo pelo qual abandonar um ciclo anual e adotar um ciclo de 12 semanas pode transformar sua produtividade e seu sucesso. Ao planejar e pensar em segmentos de 12 semanas, você começará a ter um desempenho melhor e a realizar mais - tudo em menos tempo.
Ideia chave 1
Somos impedidos de alcançar nosso potencial, não por falta de ideias, mas por falta de execução consistente.
Todos estamos familiarizados com o aforismo "conhecimento é poder". Mas, por si só, o conhecimento não confere nenhum poder específico ao seu possuidor. Em vez disso, o poder vem do que se faz com o conhecimento.
Em suma, as ideias só são poderosas se forem colocadas em prática.
O mesmo se aplica aos negócios. Claro, você precisa de uma ótima ideia para ter sucesso. Mas a execução é o que faz a diferença: as ideias só são recompensadas se forem habilmente executadas no mercado. A Apple é um sucesso porque pegou uma série de grandes ideias e as executou com incrível habilidade. Alcançar seu verdadeiro potencial não é sonhar grande; trata-se de executar com habilidade.
Ideia chave 2
Pensar anualmente é uma forma de garantir complacência e resultados ruins.
Os processos de planejamento anual não são apenas contraproducentes e difíceis de planejar; eles também geram complacência.
É comum nos negócios ter um impulso de final de ano para cumprir as metas – por isso não é de admirar que, em muitas empresas, novembro e dezembro sejam os melhores mêses do ano, com o quarto trimestre do ano fiscal representando entre 30 e 40 por cento das vendas. As empresas cujo ano fiscal termina em junho experimentam o mesmo efeito nesse mês: o prazo iminente concentra as suas mentes e aumenta o desempenho.
Os melhores desempenhos reconhecem que períodos de planejamento mais curtos trazem maior urgência e foco.
Um período de 12 semanas é longo o suficiente para permitir que você alcance algo significativo, mas suficientemente curto para que você não possa ser complacente com o prazo. Com um ano de 12 meses, você pode passar algumas semanas preguiçosas. Mas com um ano de 12 semanas? Você precisa fazer cada dia valer a pena.
Ideia chave 3
Desenvolver uma visão é o primeiro passo para melhorar a produtividade.
A visão inspira ação, progresso e resultados. Uma visão clara é uma maneira infalível de seguir em frente. Então, como você desenvolverá uma?
Bem, a sua visão deve ser ambiciosa, mas realista, e deve levar em conta dois prazos.
Primeiro, dê um passo atrás na rotina diária e considere seus sonhos de longo prazo, tanto pessoais quanto profissionais. Pegue papel e caneta e escreva o que você acha que será importante para você daqui a dez anos. Quanto dinheiro você quer ter no banco? Quanto tempo com seus filhos? Onde você quer que seu negócio esteja? Escreva tudo isso e construa a partir disso uma visão de sua vida daqui a dez anos.
Agora vamos ser um pouco mais específicos. Trabalhando rumo a essa visão de longo prazo, o que você deseja alcançar nos próximos três anos? Mais uma vez, escreva, em detalhes, como será uma vida ideal daqui a três anos.
Isso deve lhe dar uma visão clara de onde você deseja chegar. Num piscar de olhos, veremos como adotar essa visão de dez e três anos e começar a dividi-la em períodos alcançáveis de 12 semanas.
Ideia chave 4
Um plano de 12 semanas, enraizado na sua visão, aumenta as chances de você alcançar seus objetivos.
Pode ser fácil pensar: "Eu sei o que preciso fazer - não preciso perder tempo escrevendo um plano bobo". Mas os planos nos ajudam a permanecer no caminho certo. Muitas pessoas sabem que precisam fazer mais exercícios e comer menos. Mas sem um plano firme de fazer uma corrida antes do trabalho e contar as calorias de cada refeição, eles falham. Saber não substitui o planejamento.
Um plano de 12 semanas ajuda você a gerenciar seu tempo de forma proativa e a se concentrar em ações importantes.
Sem nenhum plano, suas ações diárias são impulsionadas por gatilhos de entrada. Chega um e-mail, você responde. A campainha toca, você levanta. É difícil se concentrar em atividades de alto impacto - como ligações de vendas ou redigir uma proposta - porque você não está fazendo escolhas proativas em relação ao seu tempo. Você está simplesmente respondendo ao que está bem na sua frente.
Portanto, qualquer plano ajudará a mantê-lo focado, mas um plano anual de 12 semanas fará um trabalho especialmente bom. Os planos anuais são inerentemente difíceis de seguir - ninguém sabe exatamente como será a sua vida daqui a seis meses - mas fazer o planejamento diário para as próximas 12 semanas é simples.
Ideia chave 5
Configure controles que o manterão no caminho certo quando as coisas ficarem difíceis.
A força de vontade e a determinação podem nos levar longe, mas nenhuma delas pode nos levar até o fim.
Um plano semanal traduz o plano de 12 semanas em ações do dia a dia. Ele deve listar todas as tarefas do seu plano de 12 semanas com vencimento naquela semana específica. Cada tarefa deve aproximar você de seu objetivo, e listá-las todas, semana a semana, deve facilitar a medição de seu progresso. Se você realizar essas tarefas, terá uma ótima semana. Se não, você precisa ajustar alguma coisa.
Se essa clareza não for suficiente para mantê-lo focado, tente contar com o apoio de seus colegas. Tente marcar uma reunião semanal de prestação de contas com uma ou duas pessoas comprometidas. Use a reunião para relatar o sucesso com que você executou suas intenções da semana e para fazer observações sobre o que está funcionando e o que não está.
O simples conhecimento que você terá para avaliar seu desempenho, na frente de seus colegas, ajudará a mantê-lo no caminho certo e, caso isso não aconteça, eles poderão fornecer conselhos e sugestões para melhorias.
Ideia chave 6
Medições rigorosas são a única maneira de saber se você está no caminho certo.
Para serem eficazes, os sistemas de medição devem incluir indicadores de avanço e de atraso.
Medir os indicadores principais é particularmente importante. Os autores descobriram que se você executar 85% ou mais das ações listadas em seu plano semanal, terá grande probabilidade de atingir sua meta de 12 semanas. Lembre-se de que as ações do seu plano são as tarefas mais críticas: se você as acertar, provavelmente terá sucesso.
Além disso, tenha em mente que adotar a medição requer uma mudança de pensamento.
Os números são impessoais e não levam em consideração as circunstâncias pessoais que podem afetar o desempenho - como a doença do seu filho ou o seu chefe trazendo você para um projeto extra.
Mas, mesmo que pareçam injustos, aceite o que seus números lhe dizem. Com muita frequência, as pessoas param de se pontuar depois de algumas semanas difíceis. Use sua reunião semanal de prestação de contas para mantê-lo no caminho certo e tente fazer um progresso realista. Se você concluir apenas 45% de suas tarefas críticas em uma semana, provavelmente não conseguirá 85% na semana seguinte; no entanto, aumentar esses 45% para 60% ainda é uma conquista sólida e administrável. Uma pontuação crescente é um bom sinal para seus resultados futuros.
O ano de 12 semanas pode ser desconfortável às vezes, principalmente quando se trata de números, que não permitem que você se esconda atrás de desculpas. Se seus resultados não parecerem bons, você tem duas opções. Você pode desistir ou dobrar a aposta e melhorar sua execução.
Ideia chave 7
Quando o seu ano dura apenas 12 semanas, cada momento conta. Gerencie seu tempo estrategicamente.
Adiar tarefas estrategicamente importantes para realizar ações urgentes, mas menos importantes, significa que você nunca atingirá seu potencial. A diferença entre resultados médios e resultados brilhantes muitas vezes se resume ao gerenciamento eficaz do tempo.
Sua semana deve incluir três tipos de tempo protegido: blocos estratégicos, blocos de buffer e blocos de fuga.
Um bloqueio estratégico é um período de três horas durante o qual você não aceita interrupções - nem telefonemas, nem e-mails, nem conversas rápidas com Janet no cubículo ao lado. Você concentra toda a sua atenção em suas principais atividades estratégicas, seja isso significando ligações de vendas, redação de propostas ou fechamento de negócios.
Os blocos de buffer são tempos reservados para lidar com eficiência com todas as interrupções de uma só vez. Durante uma hora, uma ou duas vezes por dia, você pode ler seus e-mails, responder mensagens de voz e conversar com alguém.
Os blocos de fuga ajudam a nos manter sãos e produtivos. É fácil ser levado a trabalhar cada vez mais horas, mas é terrível para a produtividade. Um bloco de descanso de três horas, uma vez por semana, durante o horário normal de trabalho, mas fora do trabalho, ajudará você a se manter atualizado, focado e cheio de energia.
Ao planejar sua semana, programe-se nesses blocos. Em seguida, programe todas as outras ações-chave do seu plano semanal.
Ideia chave 8
Abrace a responsabilidade positiva e assuma a responsabilidade pelo seu próprio sucesso.
Mas a realidade é esta: até nos livrarmos da mentalidade de vítima e assumirmos a responsabilidade pelas nossas ações, não teremos qualquer hipótese de melhorar os nossos resultados.
Quaisquer que sejam seus objetivos, você se encontrará em situações que tornarão mais difícil alcançá-los, seja um período agitado no trabalho, um problema familiar ou de saúde. Mas, embora você não possa controlar as circunstâncias, você pode controlar como reage a elas. Esta capacidade é o que as pessoas chamam de responsabilidade - a disposição de aceitar o que você pode controlar e assumir a responsabilidade por isso.
Ao assumir a responsabilidade por seus próprios resultados, seu foco mudará para melhorá-los.
A sociedade geralmente associa responsabilidade com culpa. Se alguém cometer algum erro culpável, nós o responsabilizaremos. Mas a verdadeira responsabilidade não tem a ver com culpa; trata-se de aceitar a responsabilidade por suas ações e resultados. Aceitar essa mudança de pensamento é um grande passo em direção a mais sucesso.
Resumo final
A mensagem principal nessas piscadas:
O Ano de 12 Semanas é um sistema que deve ajudá-lo a atingir seus objetivos, ajudando-o a executar de forma mais eficaz. Isso o ajudará a acelerar seu ciclo de execução, eliminar a folga em seu plano anual e incentivá-lo a medir e enfrentar a realidade. Mas só vai funcionar se você realmente se envolver e se comprometer com isso, então mãos à obra! Elabore sua visão, seus objetivos e seu plano de 12 semanas hoje.
Conselhos acionáveis:
Divida as tarefas principais em partes mais gerenciáveis
Quando você tem várias tarefas grandes pela frente, pode parecer opressor. Mas a pesquisa mostra que quando você pensa que uma meta é administrável, é mais provável que você a alcance.
Portanto, se as principais ações do seu plano de 12 semanas parecerem um pouco intimidadoras, trabalhe para dividi-las. Escreva as etapas individuais envolvidas na redação de uma proposta ou na obtenção de um novo negócio. O entusiasmo que você obterá ao registrar as tarefas executadas e fazer um progresso visível será um grande motivador!
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